In der modernen Krankenhauslogistik ist eine reibungslose und transparente Versorgung essenziell. Das Klinikum Region Hannover (KRH) setzt daher auf eine digitale Warenverfolgung, die im Klinikum Siloah als Pilotprojekt eingeführt wurde. Hauptziel ist eine transparente Nachverfolgung aller Lieferketten, von der Anlieferung bis zur finalen Bereitstellung am Bestimmungsort. Der Warentransport von medizinischem Sachbedarf wie Handschuhen, Spritzen oder Kitteln wird dabei per Scanner und digitalem Verwaltungssystem erfasst und sorgt damit für mehr Effizienz und Sicherheit in der Krankenhauslogistik.
Scan schon ab Transportbeginn
Kernstücke der digitalen Warenverfolgung sind die beiden Programme „Scanprocare!“ und „Logbuch“. Scanprocare ist ein offenes, innovatives Ökosystem, das Barcode-Scanner nutzt, um Prozesse in Krankenhäusern zu digitalisieren und zu automatisieren.
Das System wird bereits während des Transports eingesetzt. Lkw-Fahrer scannen medizinische Sachbedarfsprodukte direkt beim Logistikdienstleister Rhenus. Sobald die Lieferung das KRH Klinikum Siloah erreicht, kommt das Programm Logbuch zum Einsatz. Beide Systeme sind miteinander verbunden und ermöglichen eine durchgängige Überwachung der Lieferkette.
Beim Eintreffen im Klinikum erfolgt ein weiterer Scan des medizinischen Sachbedarfs, entweder an den einzelnen Kisten oder direkt am Gitterwagen mit mehreren Kisten für einen bestimmten Abstellort. Geschultes Personal übernimmt die Warenannahme und sorgt für die korrekte Erfassung sowie Weiterleitung der Lieferungen.
Auch die Auslieferung erfolgt digital unterstützt. An den jeweiligen Abstellorten befinden sich orangene Codes, die mit dem Scanner erfasst werden. Falls eine Lieferung an den falschen Ort gebracht wird, erfolgt eine sofortige Fehlermeldung. Am korrekten Standort wird die Ankunft der Ware in der jeweiligen Software dokumentiert.
Einheitliche Ablageort entscheidend
Ein anfängliches Hindernis bei der Einführung der Programme war die uneinheitliche Bezeichnung von Räumen in verschiedenen Abteilungen. Diese Hürde wurde durch die Einführung einheitlicher Ablageorte und definierter Scan-Punkte überwunden. In Funktionsbereichen ohne feste Ablageorte sind nun die Türen als eindeutige Zielorte hinterlegt.
Auch das Bestellsystem wurde optimiert. Neben jedem Produkt befindet sich ein QR-Code mit weißem Hintergrund. Soll ein Artikel nachbestellt werden, wird der Code händisch umgedreht, sodass er nun mit gelbem Hintergrund erscheint. Dies signalisiert den Bestellbedarf und trägt zu einer effizienten Materialbewirtschaftung bei.
Langfristig ist geplant, das System auf alle Warenlieferungen sowie weitere Einrichtungen des Klinikums Region Hannover auszuweiten. Besonders durchlaufintensive Produkte sowie Betäubungsmittel stehen dabei im Fokus. Zukünftig soll zudem die Möglichkeit geschaffen werden, Unterschriften digital zu leisten, um Papierdokumentationen weiter zu reduzieren.
Schulung des Personals
Die Einführung der digitalen Warenverfolgung war nicht frei von Herausforderungen. Eine der zentralen Schwierigkeiten bestand darin, die bestehenden Prozesse auf die spezifischen Anforderungen des KRH Klinikum Siloah abzustimmen. Unterschiedliche Raumbezeichnungen und Ablageorte in den verschiedenen Abteilungen erschwerten zunächst die reibungslose Implementierung.
Erst durch die Einführung einheitlicher Ablageorte und klar definierter Scan-Punkte konnten diese Hürden überwunden werden. Ebenso war es notwendig, das Personal gezielt zu schulen, um eine fehlerfreie Bedienung der Systeme sicherzustellen und die Effizienz zu gewährleisten.
Neben den technischen Herausforderungen erwies sich auch die Anpassung der logistischen Abläufe an die hohe Durchlaufmenge von Produkten und die besonderen Anforderungen von Betäubungsmitteln als komplex.
Optimierung nur durch enge Zusammenarbeit möglich
Die Einführung eines standardisierten Bestellsystems, das durch QR-Codes eine klare und einfache Nachbestellung ermöglicht, war ein weiterer Schritt, um den Materialfluss zu optimieren. Diese Innovationen wurden gezielt auf die Bedürfnisse des Klinikums zugeschnitten, wodurch eine nachhaltige Verbesserung der Transparenz und Effizienz in der Krankenhauslogistik erzielt werden konnte.
Ein wesentlicher Bestandteil bei der Umsetzung eines solchen Projekts ist ein Projektmanagement-Partner zur Anpassung und Neugestaltung der bestehenden Prozesse. Denn nur durch eine enge Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen vor Ort und der Integration einer maßgeschneiderten Lösung, können die Effizienz und Transparenz der gesamten Lieferkette optimiert werden.
Die Expertise in Prozessdesign und Logistikmanagement sorgt dafür, dass das System reibungslos funktioniert und auf die spezifischen Anforderungen des Klinikums abgestimmt ist.
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