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Klinik Einkauf

Versorgungssicherheit in KrisenzeitenHerausforderungen bei der Organisation eines Pandemielagers

Welche Anforderungen hat ein Krankenhauseinkauf zu bewältigen, um die Versorgung in Pandemiezeiten mit Schutzausrüstungen für seine Kliniken jederzeit zu gewährleisten? Und wie kann ein externer Logistik-Dienstleister diese Herausforderungen mit unterstützen.

Autonomer Lager-Roboter
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Symbolfoto

Zu Beginn der Covid-19-Pandemie im März des Jahres 2020 waren die sich hieraus ergebenden Anforderungen an die Materialversorgung und an die logistischen Versorgungsstrukturen für einen Krankenhauseinkauf nicht vorherzusehen. Mit fortlaufender Zeit mussten von Krankenhäusern in intensiver Zusammenarbeit mit ihren jeweiligen Partnern immer wieder neue Konzepte zur Warenbeschaffung und zur Lieferung von Schutzausrüstungen erarbeitet sowie umgesetzt werden. Es fehlten allen an einer Lieferkette beteiligten Seiten zu diesem Zeitpunkt entsprechende Erfahrungswerte, was insbesondere in den ersten Monaten der Pandemie durch einen rasant steigenden Bedarf und durch zu geringe Bevorratung von persönlichen Schutzausrüstungen (PSA) für Krankenhauseinrichtungen zu erheblichen Engpässen in der Versorgung führte.

Es wurde schnell klar, dass die Versorgung mit den betroffenen Produkten per just in time mit niedrigen Lagerbeständen in solchen Zeiten nicht mehr funktioniert. Wir haben gelernt, dass das System sehr sensibel ist und altbewährte Lieferketten teilweise oder gar komplett reißen können. Der Konflikt zwischen Single-Sourcing (Bestpreise) und Versorgungssicherheit hat sich verschärft. Es bedarf daher flexibler Beschaffungsmethoden und Bevorratungsstrategien, um für eine Pandemie und seinen wiederkehrenden Wellen gewappnet zu sein. Dafür lohnt sich ein Blick auf die größten Herausforderungen zum Aufbau und zur Verwaltung eines Pandemielagers aus der Perspektive des Zentraleinkaufs einer Klinikkette in Zusammenarbeit mit einem externen Logistikdienstleister.

Antizipation benötigter Mengen

Eine umfangreiche Aufgabenstellung für einen Zentraleinkauf ist und bleibt die Planung der konkreten Artikelbestände in einem Pandemielager, um hiermit auf der einen Seite eine höchstmögliche Versorgungssicherheit gewährleisten zu können und dabei gleichzeitig aber auch auf der anderen Seite eine Balance zu einer verbrauchsgerechten Bestandsführung herzustellen. Diese Planung gestaltet sich auch deshalb schwierig, weil es im Bedarfsfall kaum vorherzusagen ist, welche Mengen durch Vertragslieferanten gedeckt werden können (Stichwort: Kontingentierung), welche Mengen einzelne Kliniken autark besorgen, inwieweit Bund und Länder unterstützen und welcher Bedarf am Ende noch zu decken ist. Zumindest dieses letzte Delta sollte im Pandemielager als Vorrat liegen oder kurzfristig über alternative Beschaffungswege besorgt werden können. In Zusammenhang mit den Bestandsplanungen muss unabhängig davon, ob ein Krankenhaus mit einer eigenen oder mit einer externen Versorgungsstruktur konzeptionell aufgestellt ist, bedacht werden, dass die Volumen eines Pandemielagers über logistische Ressourcen auch abzubilden und zu verwalten sind.

Kaufentscheidung der benötigten Mengen

Zum Beginn der Pandemie waren insbesondere die bekannten Lieferketten gestört und es galt alternative Produkte und Bezugsquellen zu identifizieren. Dabei kamen schnell neue Player auf den Markt, deren Qualität nicht bekannt und schwer zu bewerten war. In einem überhitzen Markt entstanden schnell abenteuerliche Geschäfte mit gefälschten Zertifikaten und scheinheiligen Angeboten. Die Preise gingen durch die massiv steigende Nachfrage schnell in die Höhe und man befand sich in einer Zwickmühle zwischen Wirtschaftlichkeit und Versorgungssicherheit zu akzeptabler Qualität. Durch Unsicherheiten aller Marktteilnehmer erhöhte sich die Bestellmenge entlang der Lieferkette (Bull-Whip-Effekt) und der Markt wurde dadurch noch mehr aus dem Gleichgewicht geworfen. Mit zeitlichem Versatz ergab sich dann ein Überangebot, obwohl die Nachfrage eigentlich gegenläufig war und die Preise gingen wieder runter. Beim Timing der Kaufentscheidung hinsichtlich der Preisentwicklung stellen sich somit die Fragen, wie risikobereit man ist und welche Alternativen man hat. Zu stark aufgebaute Mengen müssen später abgeschmolzen und den aktuellen Verbräuchen der Kliniken beigemischt werden.

Organisation und Umsetzung der logistischen Anforderungen

Resultierend aus den beschriebenen Entscheidungswegen zur Warenbeschaffung mussten im weiteren Verlauf dann die vorhandenen logistischen Ressourcen zur Sicherstellung der Lieferketten berücksichtigt werden. Auch in diesem Arbeitsbereich entstanden in den ersten Monaten nach Beginn der Pandemie signifikante Engpässe. Der Bedarf an Lagerflächen zur Aufnahme der durch die zusätzlich benötigten Artikelbestände entstandenen Warenvolumen überstieg innerhalb kürzester Zeit oftmals die in Logistikzentren oder in eigenen Krankenhauslägern verfügbaren freien Kapazitäten. Zusätzlich musste als grundlegender operativer Bestandteil der Versorgungssicherheit in der Logistik die organisatorische sowie die personelle Handlungsfähigkeit in den unterschiedlichen Pandemiephasen gewährleistet werden. In Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister konnte dieser dynamisch und flexibel auf die erweiterten sowie zeitkritischen Anforderungen reagieren. Hierzu wurden seitens des Dienstleisters in Anlehnung an die aus der Pandemie fortwährend gewonnenen Erkenntnisse im Schwerpunkt die nachfolgend aufgeführten Maßnahmen getroffen (siehe Kasten). Mit dem Einsatz und in der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister war es durch die automatische Verteilung der einzelnen Aufgabenstellungen möglich, dass sich der Zentraleinkauf mit seiner Kernkompetenz auf die schwierige und komplexe Beschaffung von Schutzausrüstungen konzentrieren und sich parallellaufend auf die Einrichtung und auf die Umsetzung der logistischen Anforderungen zur Versorgung der Kliniken verlassen konnte.

Maßnahmen zur Verbesserung der Versorgungssicherheit:

  • zusätzliche Bereitstellung von Lagerflächen und Lagerkapazitäten durch kurzfristige Umstrukturierungen in den vorhandenen Logistikzentren
  • zusätzliche Anmietung von Lagerflächen an einem neuen Standort zur Einrichtung eines zentralen Pandemielagers
  • Anpassung von Arbeitszeitmodellen in unterschiedliche Schichtbetriebe zur Minimierung von personellen Ausfallrisiken
  • Erhöhung der personellen Ressourcen zur Bewältigung der logistischen Mehraufwendungen
  • Anpassungen der Prozessorganisation in den Bereichen Warenausgang und Transport bzw. Versand, um durchgängig in separaten Express-Verfahren die am Pandemielager angeschlossenen Krankenhäuser bedarfs- und termingerecht mit Schutzausrüstungen beliefern zu können.

Überlegungen für die Zukunft

Am Anfang der Pandemie fehlten uns die Erfahrungswerte, um adäquat auf die veränderte Markt- und Beschaffungssituation reagieren zu können. Im Laufe der Zeit haben wir uns auf die sich ändernden Rahmenbedingungen kontinuierlich eingestellt und unsere Bewältigungsstrategien sukzessive angepasst. Trotzdem ist der Königsweg im Umgang mit der Wahrscheinlichkeit von zukünftigen Pandemien noch nicht in Stein gemeißelt. Insbesondere werden wir aber die Ein versus Mehr-Lieferantenstrategie in bestimmten Produktgruppen neu bewerten. Wir denken, es ist einerseits wichtig, feste Lieferantenbeziehungen zu pflegen, um prioritär behandelt zu werden, andererseits aber auch Freiheitsgrade zu haben, um alternativ agieren zu können.

Sicher ist, dass seitens des Zentraleinkaufs für die angeschlossenen Krankenhäuser auch zukünftig ein zentrales Pandemielager aufrechterhalten und fortgeführt wird. Hierbei stellen wir zum heutigen Zeitpunkt bei den relevanten Artikeln eine durchschnittliche Bestandsreichweite von drei Monaten sicher. Bedingt durch diese Reichweite werden die Verbräuche sowie die Mindesthaltbarkeitsdaten im Pandemielager durchgängig geprüft, um präventiv einen Verfall von Waren zu vermeiden.

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