Moderne Speisenversorgung dank Robotik und Standards

Mithilfe von Barcodes gelingt eine sichere Standortlokalisierung sowie eine eindeutige Identifikation von Klinik-Containern für die Zentralküche. Damit steigt die Patientensicherheit und die Personalbelastung wird reduziert.

Servicegesellschaften nehmen im Klinikalltag eine bedeutende Rolle ein. Sie bieten beispielsweise Dienstleistungen in den Bereichen Hauswirtschaft, Logistik, Patienten- und Mitarbeiterverpflegung sowie Catering für externe Kunden und im Rahmen von Businessveranstaltungen an. Das Team besteht nicht selten aus einigen hundert Mitarbeitenden, die 365 Tage im Jahr im Einsatz sind.

Bei dutzenden Nationalitäten und stringenten Abläufen sind effiziente und standardisierte Prozesse unabdingbar. Zur Wahrheit gehört, dass die Strukturen bei Zentralküchen meist über mehrere Standorte hinweg veraltet sind. Zugrunde liegen ein hoher Investitionsstau, eine unzureichende Infrastruktur für die dezentrale Speisenversorgung und eine größere Notwendigkeit der Personalvorhaltung.

Es bedarf einer Vision wie dieser: Eine hochmoderne Küche mit intelligenter Robotik und einem interoperablem Track-and-Trace-System, um mittels Standards eine wirtschaftlich optimale Versorgung zu gewährleistet. Im folgenden Beispiel gehen wir von einer Zentralküche für zehn Klinikstandorte aus. Täglich werden zwischen 7 500–10 000 Mahlzeiten mit bis zu 850 000 Beköstigungstagen (BKT) pro Jahr gefertigt und ausgeliefert.

Potenziale der Automatisierung bestmöglich ausschöpfen

Angesichts des zunehmend spürbaren Personalmangels und der Notwendigkeit, kosteneffizient zu agieren, sehen sich Krankenhäuser erheblichen Herausforderungen ausgesetzt. Dies führt unter anderem dazu, dass die verstärkte Nutzung von Automatisierung, wie sie bereits in anderen Sektoren praktiziert wird, im Gesundheitswesen zunehmend an Bedeutung gewinnt. Robotische Assistenzsysteme haben das Potenzial, sowohl die Ärzte als auch das Personal außerhalb des Operationssaals zeitlich und körperlich zu entlasten. Das übergeordnete Ziel ist es, durch den Einsatz von Robotern die Arbeitsbedingungen in den Kliniken zu verbessern und gleichzeitig eine hohe Versorgungsqualität sicherzustellen.

GLN: Die Global Location Number (GLN) wird bestenfalls im gesamten logistischen Prozess zur eindeutigen Identifikation von Standorten verwendet. Generell kann ein Krankenhaus verschiedene GLN nutzen. Beispielsweise für die Warenannahme, die Apotheke, den Operationssaal oder für eine bestimmte Abteilung, Station und einen Raum.

Eine GLN identifiziert aber nicht nur eine spezielle Organisation oder einen Ort, sondern stellt die Verbindung zu den dazugehörigen Informationen und Stammdaten her wie Firmenname, Rechnungs- oder Anlieferadresse. Maschinenlesbare Datenträgerstandards wie der GS1-DataMatrix und GS1–128 schaffen außerdem Klarheit hinsichtlich der Codierung einer GLN in einem Barcode-Datenbezeichner.

GRAI: Die Verwendung des Global Returnable Asset Identifier (GRAI) zur Identifikation der Speisencontainer ermöglicht die eindeutige Identifikation, Kennzeichnung und Rückverfolgung von Mehrwegtransportbehältern. Der GRAI gestattet darüber hinaus die Kategorisierung der verschiedenen Transportbehälter nach Typen, zum Beispiel für Speisen, Sterilgut oder Apotheken.

Bei Bedarf kann eine individuelle Identifikation für die Verfolgung oder Sortierung erfolgen. Durch die optionale Vergabe von Seriennummern lassen sich einzelne Behälter eines Typs eindeutig unterscheiden.

Im vorliegenden Praxisbeispiel implementierte eine Klinik ein Assistenzsystem zur Speisenversorgung. Jenes zielt darauf ab, Roboter in der Zentralküche sowohl bei der Bestückung von Essenstabletts einzusetzen als auch das Tracking von Gütern mittels Kennzeichnung und Verfolgung von Speisencontainern zu realisieren. Die Integration von Track-and-Trace-Systemen unter Verwendung von beispielsweise GS1-Standards ermöglicht grundsätzlich eine lückenlose Verfolgung – und zwar eines jeden Essenstabletts von der Zentralküche im Speisencontainer bis zur Ausgabe am Patientenbett.

Diese Verfolgung basiert auf der Kombination von Positionsdaten mit Analysen von Auslastungszeiten, zurückgelegten Strecken sowie den Bewegungen von Personen beziehungsweise Speisewagen. Auf diese Weise lässt sich die Patientensicherheit deutlich verbessern und ein vertieftes Prozessverständnis entwickeln, um weitere Optimierungspotenziale daraus abzuleiten.

Roboting und digitales Tracking von Speisencontainern

Sämtliche Prozesse können schneller, unkomplizierter, transparenter und sicherer für alle Beteiligten abgebildet werden. Zudem wird die körperliche Belastung des Personals reduziert, was wiederum zu einer verbesserten Arbeitsumgebung und höheren Effizienz in den Krankenhäusern beiträgt. Hinzu kommt, dass durch eine Tracking-Software die Transporte messbar optimiert werden. Letztendlich erhalten die Mitarbeitenden eine präzise Rückmeldung, ob der richtige Container zur richtigen Zeit am richtigen Ort angekommen ist.

Diese patientenorientierte Essensdistribution erfolgt über ein individuelles Speisen-Bestell-System, bei dem Servicekräfte die Patienten befragen und die jeweilige Bestellung digitalstandardisiert ins System übertragen. Wichtige Informationen wie Zielstandort oder Station sowie die genaue Anzahl an Speisentabletts gelangen auf direktem Weg in die Zentralküche. Zu bestimmten Bandkartendruckzeiten generiert eine Foodmanagement-Software eine sogenannte Bandvorlaufkarte mit den zuvor genannten Informationen. Im Anschluss wird die Karte vor der entsprechenden Bestückung über eine Scanner-Brücke erfasst und an die Robotik per speicherprogrammierbare Steuerung (SPS) weitergeleitet.

Daraufhin wird in der Zentralküche der Speisentransportcontainer gemäß Auftragsdaten bestückt. Auch beim automatischen Einschub der Tabletts unterstützt der Roboter. Sobald die Container zum Wagenbahnhof gelangen, werden diese mit mobilen Endgeräten erfasst. Die erfassten Informationen werden der übergeordneten Tracking-Software zur Verfügung gestellt.

Einsatz von Standards für eindeutige Datenkennzeichnung

Zum Hintergrund: Die Container sind mit einem GS1-Barcode vom Typ GS1-128 gekennzeichnet, der jede Einheit eindeutig identifiziert. Beim Scannen werden die Informationen des Container-Barcodes mit den Informationen der Bandvorlaufkarte „verheiratet“ und die Daten werden dem Speisentracking-System übermittelt.

Danach werden die Speisewagen per Lkw an die Zielorte transportiert, wobei sie beim Verladen erneut gescannt werden. Dies ermöglicht eine präzise Zuordnung jedes einzelnen Containers zum entsprechenden Fahrzeug. Bei Ankunft an der Zielstation erfolgt ein weiterer Scan der Container. Um sicherzustellen, dass sie am richtigen Ort entladen werden, wird beim Abladen zudem mithilfe der GS1-Standortnummer, die Global Location Number (GLN), der Standort exakt erfasst. Alle relevanten Informationen zum Auftragsstatus und Standort lassen sich somit zeitnah abrufen. Lange Wartezeiten an den Übergabestellen sind passé mit dem Resultat eines effizienten Tracking des Speisentransport-Containers – dank mobiler Endgeräte und Scanner entlang der auszuliefernden Strecke bis zur Endstation.

Im Rahmen sämtlicher logistischer Prozesse hat sich die Klinik in diesem Falle für den Einsatz der interoperablen GS1-Standards als Grundlage für Container- und Standortkennzeichnung entschieden. Standards bilden die Basis für eine höhere Versorgungssicherheit, verbesserte Prozesseffizienz und gesteigerte Patientensicherheit. Mit den Identifikationsnummern werden neben Produkten auch die Standorte und Mehrweggebinde wie die mehrfach erwähnten Speisencontainer identifiziert. Je nach Anforderung stehen dabei unterschiedliche Barcodes zur Verfügung, in denen die Nummern codiert werden. Hierbei haben die sogenannten Datenbezeichner eine wesentliche Bedeutung.