Ein effizientes Kostenmanagement im Klinikeinkauf ist wichtiger denn je. Bereits eine Kostensenkung im Einkauf von drei bis vier Prozent ist vergleichbar mit einer Umsatzsteigerung von 20 bis 30 Prozent. Dabei sollten Mediziner Hand in Hand mit den Einkäufern gehen – zum Wohle der Patienten.
Eine fundierte Analyse für erfolgreiches Kostenmanagement im Klinikeinkauf ist der erste Schritt und umfasst:
- die systematische Erfassung aller Ausgaben und Einkaufsprozesse,
- die Identifikation von Kostentreibern und Ineffizienzen,
- die Bewertung der Lieferantenbeziehungen.
Zunächst erfolgt eine umfassende Analyse aller Einkaufsaktivitäten und -ausgaben. Dabei können moderne digitale Tools Verbrauchsdaten und Bestellungen detailliert visualisieren. Außerdem sollten Klinikstandorte miteinander verglichen werden, ebenso wie beispielsweise Warengruppen, einzelne Artikel oder Lieferanten.
Kosten vergleichen
Um Kosten in Kliniken zu senken, muss man verstehen, wo genau Geld eingespart werden kann. Dafür vergleicht man die tatsächlichen Kosten mit Richtwerten des InEK (Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus). So erkennt man schnell, in welchen Bereichen zu viel Geld ausgegeben wird (siehe Kasten). Die regelmäßige Bewertung von Lieferantenbeziehungen ist ein weiterer wichtiger Baustein im Qualitätsmanagement einer Klinik: Wie pünktlich und vollständig sind die Lieferungen? Woher stammen die Produkte und wie nachhaltig ist ihre Herstellung? Lieferanten müssen außerdem bei Engpässen schnell alternative Lösungen anbieten können.
Typische Kosten im Klinikeinkauf
Mitarbeiter, die auf eigene Faust Materialien bestellen, statt über den Einkauf
Kauf teurer Markenprodukte statt günstigerer Generika
falsche Verteilung von Personal und Geräten
unnötige Untersuchungen und Tests
ineffiziente Arbeitsprozesse
zu hohe Lagerbestände
Kostenbewusstsein steigern: Ärzte und Einkäufer Hand in Hand
Die einfachste und effektivste Methode zur Kostensenkung ist die Steigerung des Kostenbewusstseins bei den Mitarbeitern und allen voran den Ärzten. Der Arzt wird in den meisten Fällen sagen, dass nur er weiß, welcher Artikel der richtige für ihn ist – so bekommt man aber keine optimalen Einkaufskonditionen. Der Einkäufer im Klinikum muss kaum noch Preise verhandeln – das machen für die A- und B-Produkte die Einkaufsgemeinschaften. Für die C-Bereiche gibt es digitale Systeme. Der Einkäufer muss daher vor allem ein Relationship-Manager sein, der die Bedürfnisse der Ärzte versteht und aus seiner ganzheitlichen Sicht auf das gesamte Klinikbudget das Kostenbewusstsein schärft – im Sinne der Patienten.
Die einfachste und effektivste Methode zur Kostensenkung ist die Steigerung des Kostenbewusstseins.
Regelmäßige Workshops und Anwenderrunden können dabei sicherstellen, dass Einkäufer und Ärzte besser zusammenfinden. Zudem lässt sich das Kostenbewusstsein bei den Medizinern und dem Fachpersonal durch transparente Darstellung von Preisen in Bestell- und Laborinformationssystemen sowie das direkte Preis-Labeling an Lagerregalen im OP oder auf Stationen steigern. Unterstützend wirken Controlling-Instrumente wie Budgetierung und regelmäßige Kostenstellenberichte.
Weitere Strategien zur Senkung von Materialkosten
Durch Standardisierung und zentrale Beschaffung von Materialien lassen sich ebenfalls Kosten senken. Die Reduzierung der Produktvielfalt, etwa bei OP-Abdecksets von über 30 auf unter 20 Varianten, sowie die Entwicklung von Standardsets für häufige Eingriffe führen zu deutlichen Einsparungen. Dabei muss stets der individuelle Patientenbedarf im Mittelpunkt stehen.
Erhebliche Kostenvorteile entstehen auch durch die Bündelung von Einkaufsvolumen.
Ein weiterer Punkt sind Verhandlungen mit Lieferanten. Diese erfordern eine gründliche Marktrecherche. Getreu dem Motto: Vergleich macht reich. Dabei sollte der Fokus nicht allein auf dem Preis liegen, sondern auf dem Gesamtwert der Leistung wie beispielsweise der Servicequalität.
Erhebliche Kostenvorteile entstehen auch durch die Bündelung von Einkaufsvolumen. Dazu gehört die Zentralisierung des Einkaufs für mehrere Standorte und der Zusammenschluss zu Einkaufsgemeinschaften mit anderen Kliniken.
Optimal von Einkaufsgemeinschaften profitieren
Fast alle Krankenhäuser sind in Einkaufsgemeinschaften organisiert, da diese erhebliche Einsparungen ermöglichen. Bei der Auswahl sollten Kliniken auf zentrale Kriterien achten: die Abdeckung benötigter Warengruppen, Listung eigener Lieferanten sowie Auswahlmöglichkeiten bei den Anbietern. Wichtig sind auch die Möglichkeiten zur Mitgestaltung bei Verhandlungen und die Verbindlichkeit der Zusammenarbeit. Erhebliche Kostenvorteile entstehen auch durch die Bündelung von Einkaufsvolumen.
Die Wahl der passenden Einkaufsgemeinschaft ist nur der erste Schritt – entscheidend ist deren aktive Nutzung. Kliniken sollten die Leistungen ihrer Einkaufsgemeinschaft konsequent einfordern und die vereinbarten Strategien im eigenen Haus umsetzen. Wenn die Gemeinschaft beispielsweise Sonderkonditionen bei bestimmten Herstellern ausgehandelt hat, sollten die Einkäufe möglichst auf diese Lieferanten konzentriert werden. Die besten Konditionen nützen wenig, wenn sie im Klinikalltag nicht konsequent genutzt werden. Um von einer Einkaufsgemeinschaft optimal zu profitieren, sollten daher die eigenen Mediziner bei Produktentscheidungen eingebunden werden. Außerdem empfiehlt es sich, vereinbarte Standards konsequent umzusetzen und Rahmenverträge sowie Services (beispielsweise Schulungen, digitale Lösungen etc.) der Einkaufsgemeinschaft optimal zu nutzen.
Optimierung der Bestandsführung
Die Optimierung der Bestandsführung in Kliniken basiert im Wesentlichen auf drei Säulen:
digitale Bestandserfassung,
automatisierte Bestellprozesse,
bedarfsgerechte Beschaffung.
Eine moderne Bestandsführung nutzt Barcode-Scanning und mobile Erfassungsgeräte für präzise Inventuren. Digitale Lagerverwaltungssysteme überwachen Bestände in Echtzeit und lösen bei Unterschreitung definierter Mindestmengen automatisch Bestellungen aus. Die Integration von Warenwirtschaftssystem und Lieferantenportalen gewährleistet dabei einen reibungslosen Materialfluss.
Die bedarfsgerechte Beschaffung basiert auf der Analyse historischer Verbrauchsdaten unter Berücksichtigung saisonaler Schwankungen und OP-Planungen. Frühindikatoren warnen vor Bedarfsspitzen, während Bestellmengen und -rhythmen kontinuierlich an den tatsächlichen Verbrauch angepasst werden. Auch Notfallreserven und Lieferantenkapazitäten sollten in die Planung einfließen.
Implementierung eines effizienten Controllings
Ein effizientes Controlling im Klinikeinkauf für die Steuerung der Materialwirtschaft basiert auf drei Säulen:
der systematischen Kostenüberwachung,
dem medizinischen Sachkosten-Controlling,
der Messung durch aussagekräftige Kennzahlen.
Die Kostenüberwachung erfolgt durch tägliches Monitoring auf Stationsebene, wobei Abweichungen vom Sollzustand und Verbrauchsspitzen frühzeitig erkannt werden. Das medizinische Sachkosten-Controlling verknüpft Materialverbräuche mit Leistungsdaten und ermöglicht so die Analyse der Kostenstruktur pro Fall und Diagnosegruppe. Auf dieser Basis kann die Materialauswahl unter Berücksichtigung sowohl medizinischer als auch wirtschaftlicher Aspekte verbessert werden.
Die Kostenüberwachung erfolgt durch tägliches Monitoring auf Stationsebene, wobei Abweichungen vom Sollzustand und Verbrauchsspitzen frühzeitig erkannt werden.
Zentrale Kennzahlen (KPIs) sind dabei Lagerumschlagshäufigkeit, Bestandsreichweite, Materialkosten pro Fall sowie Liefertreue. Auch Kosteneinsparungen, Notfallbestellungen und Materialverfall sollten systematisch erfasst und ausgewertet werden.
Fazit: Im Sinne der Patienten Kosten senken
Ein effizientes Kostenmanagement im Klinikeinkauf bietet enormes Potenzial: Eine durchschnittliche Kostensenkung von drei bis vier Prozent im Einkauf entspricht einer Umsatzsteigerung von 20 bis 30 Prozent. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der engen Zusammenarbeit zwischen Medizinern und Einkäufern – immer mit dem Ziel der bestmöglichen Patientenversorgung. Einkäufern muss es als Relationship-Managern gelingen, beispielsweise durch Gespräche, Workshops und Anwenderrunden das Kostenbewusstsein bei den Ärzten und dem Fachpersonal zu schärfen. Zudem steigt das Kostenbewusstsein von Medizinern und Fachpersonal deutlich, wenn Preise direkt an den Lagerregalen im OP und auf den Stationen sichtbar sind. Auch die gründliche Analyse der aktuellen Einkaufssituation, die Standardisierung von Prozessen und die Bündelung von Einkaufsvolumen bieten erhebliche Einsparpotenziale, ohne Abstriche bei der Versorgungsqualität machen zu müssen.
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