Herr Somberg, wo stehen Krankenhäuser derzeit bei der technischen Dokumentation ihrer Sachkosten?
Die Dokumentation der technischen Sachkosten ist vielerorts noch unzureichend. Zwar werden Rechnungen gebucht, aber die automatische Kostenzuordnung zu einzelnen Geräten erfolgt meist nicht strukturiert. Oft arbeiten Häuser mit mehreren, isolierten Systemen – wie etwa der Anlagenbuchhaltung für das Vermögen und der medizintechnischen Dokumentation für Gerätestammdaten und deren Lebensläufen. Ein systematischer Abgleich zwischen diesen Systemen fehlt jedoch häufig, was zu Doppelbeständen und Unklarheiten führt.
Das ist insbesondere im Vergleich zur Materialwirtschaft bemerkenswert: Während der Einkauf die Kosten etwa für Verbrauchsmaterialien auf den Cent genau kennt, lassen sich Wartungs- oder Reparaturkosten nur mühsam über Sachkostenpositionen rekonstruieren. Eine präzise Kostenkontrolle und -zuordnung ist entsprechend nur mit erheblichem Aufwand möglich. Hier besteht großer Nachholbedarf.
Was braucht es, um an dieser Stelle eine optimale Transparenz und Steuerung zu schaffen?
Der Schlüssel, um Leistungserbringung und Gerätepark besser aufeinander abzustimmen, liegt in einer konsequent gepflegten Stammdatenbasis. Alle relevanten Informationen – Gerätedaten, Bewegungen, Kosten, Abschreibungen – müssen einheitlich und vollständig erfasst werden. Hierfür eignen sich spezielle Softwareprogramme, sogenannte CAFM-Systeme, die in vielen Kliniken bereits im Einsatz sind, aber oft nicht durchgängig genutzt werden.
Der Schlüssel, um Leistungserbringung und Gerätepark besser aufeinander abzustimmen, liegt in einer konsequent gepflegten Stammdatenbasis.
Zur Person
Christian Somberg verfügt über umfassende Erfahrung in der Medizintechnik. Nach dem Aufbau einer medizintechnischen Klinikabteilung übernahm er die Leitung und Prokura eines führenden Dienstleistungsunternehmens. Bei Dräger Medical war er Bereichsleiter und verantwortete unter anderem ein Großprojekt zur Organisation und Strukturierung der Medizintechnik am Universitätsklinikum Schleswig-Holstein. Danach war er Geschäftsführer der Fresenius-Tochter Hermed. Heute ist er Geschäftsführer der Cosolvia, die Teil der Vivecti Group ist.
Wichtig ist auch die Zusammenarbeit mit der Medizintechnik. Nur wenn der Einkauf weiß, in welchem Zustand sich Geräte befinden, beispielsweise mit Blick auf deren End-of-Service-Status oder End-of-Life-Status, können sie den tatsächlichen Bedarf verifizieren. Erst eine solch transparente Datenbasis ermöglicht eine zielgerichtete Investitionsplanung, technische Steuerung und langfristige Optimierung des Geräteparks. Ohne diese Datentiefe bleibt der Einkauf im Blindflug.
Sind Service-Level-Verträge für Medizingeräte entsprechend ihrer Auslastung realistisch angesetzt?
Oft nicht, viele Einrichtungen setzen nach wie vor auf Rundum-Sorglos-Pakete, die in puncto Wartung und Prüfung einen Komplettservice bieten – unabhängig davon, wie stark ein Gerät tatsächlich genutzt wird. Dabei sind die Patientenzahlen nach der Pandemie vielerorts gesunken – und damit auch die Auslastung bestimmter medizinischer Geräte. Gleichzeitig werden neue Geräte beschafft, was zu einer Diskrepanz zwischen tatsächlichem Bedarf und vorhandenem Gerätebestand führt.
In der Praxis finden sich immer wieder Verträge für selten genutzte Geräte mit hohen monatlichen Servicekosten.
In der Praxis finden sich immer wieder Verträge für selten genutzte Geräte mit hohen monatlichen Servicekosten. Wenn beispielsweise eine strahlentherapeutische Praxis für ein wenig genutztes CT monatlich einen niedrigen Betrag zahlt, während eine vergleichbare Klinik nur wenige Minuten entfernt für ein ähnlich genutztes Gerät aber das Zehnfache bezahlt – nur weil der Servicelevel nie überprüft oder angepasst wurde –, ist das aus wirtschaftlicher Sicht kaum nachvollziehbar.
Deshalb sollten Kliniken regelmäßig prüfen, ob die Service-Level-Vereinbarungen noch zum tatsächlichen Bedarf, zur Auslastung und zu den verfügbaren Ressourcen passen – und gegebenenfalls neu verhandeln.
Wie lässt sich einschätzen, ob Servicepreise marktgerecht sind?
Im technischen Bereich fehlt leider oft die nötige Preistransparenz. Viele Wartungsverträge sind individuell ausgehandelt, Festpreise werden selten genannt – das erschwert die Vergleichbarkeit für Kliniken. Gerade deshalb kann es sinnvoll sein, erfahrene externe Berater mit Einblick in den technischen Krankenhausbetrieb einzubinden. Durch die Zusammenarbeit mit zahlreichen Einrichtungen kennen wir bei Cosolvia das übliche Preisniveau und können eine entsprechende Einordnung ermöglichen. So lässt sich nachvollziehen, ob bestehende Verträge marktgerechte Konditionen abbilden – oder ob eine Nachverhandlung wirtschaftlich sinnvoll wäre.
Viele Wartungsverträge sind individuell ausgehandelt, Festpreise werden selten genannt – das erschwert die Vergleichbarkeit für Kliniken.
Dabei geht es nicht allein um den Vergleich einzelner Preise: Ist etwa ein günstiger Einkaufspreis für ein CT-Gerät an einen langfristigen, kostenintensiven Servicevertrag geknüpft, sollte auch dieser kritisch geprüft werden. Kliniken sollten strategisch agieren, statt im Nachhinein Schadensbegrenzung betreiben zu müssen.
Seit Anfang 2025 sind wir Teil der Vivecti Group – einer Unternehmensgruppe, die sich auf Einkauf, Software und Beratung im Gesundheitswesen konzentriert. In diesem Verbund arbeiten wir eng mit anderen Gruppenunternehmen – wie der Prospitalia – zusammen. Durch die Standardisierung von Serviceleveln und eine gebündelte Bedarfserhebung können sich so wirtschaftlichere Rahmenbedingungen für Service- und Wartungsverträge ergeben – insbesondere in der Medizin- und Betriebstechnik.
Viele Kliniken erkennen Optimierungspotenzial, tun sich aber mit der Umsetzung schwer. Woran liegt das?
Ein häufiger Stolperstein ist die Datenqualität. Informationen sind zwar vorhanden, aber unvollständig, uneinheitlich oder nicht auswertbar. Dabei bilden sie die Grundlage für strategische Investitionsplanung, transparente Kostenkontrolle und eine starke Verhandlungsposition.
In der Beratungspraxis zeigt sich: Schon eine erste strukturierte Analyse kann sichtbar machen, wo Servicekosten überdurchschnittlich hoch sind oder wo Geräte kaum genutzt werden. Wir unterstützen Kliniken dabei, diese Daten systematisch aufzubereiten – auch wenn sie zunächst lückenhaft sind.
Darauf aufbauend lassen sich realistische Maßnahmen ableiten, abgestimmt auf die individuellen Bedürfnisse vor Ort. Dabei arbeiten wir partnerschaftlich: Wenn wir mehrere Handlungsfelder identifizieren, unterstützen wir die Kliniken dabei, diese strukturiert anzugehen, und bieten unsere Expertise als Hilfe zur Selbsthilfe.
Wir begleiten nicht nur die Analyse, sondern auch die Umsetzung – pragmatisch, zielgerichtet und im engen Austausch. So lassen sich oft bereits innerhalb weniger Wochen erste spürbare Effekte erzielen – etwa durch Kostensenkungen oder eine verbesserte Steuerbarkeit. Langfristiges Ziel ist es, die Kliniken nachhaltig dazu zu befähigen, technische Optimierungen selbstständig und dauerhaft umzusetzen.
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